Bezuinigen leidt niet tot bezuinigingen

Veel ondernemingen hebben het zwaar: We moeten de tering naar de nering zetten, er moet bezuinigd worden. En dus gaan we bezuinigen. Alleen: bezuinigen leidt juist helemaal niet tot bezuinigingen:

1. Verschraling van de dienstverlening. Het proces behandelt alleen nog maar de eenheidsworst, de uitzonderingen worden buitengesloten. Die verdwijnen natuurlijk niet en veroorzaken ergens anders extra kosten.
2. Verplaatsing van de kosten. Bezuinigingsdoelstellingen worden vaak opgevangen door kosten door te belasten aan anderen of werk door te geven aan anderen.  
3. Korte termijn denken. De gemakkelijkste manier om te bezuinigen is: Stoppen met het doen van investeringen. Kosten worden van nu naar de toekomst verplaatst.
4. Oncontroleerbare prioriteitsstelling. Verplicht bezuinigen leidt er toe dat er op lager niveau keuzes worden gemaakt, die je eigenlijk liever bovenin zou willen maken.
5. Kwaliteitsverlaging. Lokaal en buiten de invloedssfeer van de top worden consessies gedaan aan de kwaliteit. Om de kosten te drukken.
6. Beloning van ongewenst gedrag. Managers die de boel altijd hebben laten sloffen hebben meer ruimte om te bezuinigen, dan degenen die altijd al scherp hebben gestuurd. Drie keer raden wie de complimenten krijgen.
7. Meer overhead. Om alle hierboven geschetste zaken te bestrijden, ontstaan nieuwe structuren: Extra intakes om het werk van anderen te controleren, nieuwe processen met nieuwe procesbesturing en nog veel meer georganiseerde argwaan.

Als je wilt bezuinigen kun je maar meter niet gaan bezuinigen. Beter kun je op alle gebieden alles  richten op het leveren van kwaliteit. Als je alleen nog maar doet wat echt toegevoegde waarde levert, kun je zoveel verspilling uit de organisatie, dat je vanzelf èn veel beter èn veel goedkoper wordt. Lean thinking en gezond verstand wijzen de weg:

1. Klant focus. Zorg dat de dienstverlening aansluit op de vraag van de klant en in één keer geleverd wordt. Alle dubbel werk verdwijnt en de werkvoorraden krimpen. Resultaat: klant/onderneming tevreden, lagere kosten.
2. Kwaliteit focus. Kwaliteit betekent “fit for purpose”. Alles moet bijdragen aan het leveren van de dienst. Dat wat niet bijdraagt aan de dienst, doen we niet; dat wat wel bijdraagt richten we optimaal op het doel. Resultaat: meer kwaliteit, lagere kosten.
3. Beloning van gewenst gedrag. Door managers die kwaliteitsverbetering leveren tegen gelijke of lagere kosten te belonen, zullen (veel?) meer managers doen wat nodig is: de effectiviteit en efficiency verhogen. Resultaat: meer gewenst gedrag, lagere kosten.
4. Investeren in de toekomst. Door te focussen op de lange termijn worden verstandiger en minder kortzichtige keuzes gemaakt. Resultaat: meer zinvolle investeringen, minder korte termijn symtoombestrijding, lagere kosten.
5. Heldere prioriteitsstelling. Door duidelijk te zijn over het feit dat dienstverlening sterk gericht is op de klant, is het eenvoudiger om prioriteiten te stellen. Ook betekent het dat prioriteiten op het juiste niveau (op de werkvloer) gesteld kunnen worden. Hierdoor nemen de inefficiëntiekosten door escaleren en veelvuldig vertikaal overleg af. Resultaat: scherpere keuzes, lagere kosten.

Natuurlijk kan een bedrijf op een heleboel plaatsen veel efficiënter en effectiever werken. Alleen: dat is maatwerk. Als je de onderneming stukje bij beetje onder de loep neemt, kun je op een heleboel plaatsen verspilling wegnemen, structuurveranderingen doorvoeren, schaalvoordeel invoeren en slimme dingen bedenken. En dus heel veel bezuinigingen realiseren. Als je maar niet gaat bezuinigen! In 2011 heb ik, naar aanleiding van de miljoenennota,  met een collega een advies van deze strekking gestuurd naar het kabinet en naar de Tweede Kamer: Open brief aan de heer Rutte.