De PSV-driehoek

Het doel en de samenstelling van de groep vormen het bestaansrecht van de groep. Een bedrijf moet zich bewust zijn van zijn bestaansrecht, omdat dat richting geeft aan alles wat het bedrijf doet en een afdeling net zo. Succesvolle bedrijven toetsen hun bestaansrecht regelmatig aan de gewijzigde omstandigheden. Welke toegevoegde waarde heeft het bedrijf? Wat maakt het bedrijf nu werkelijk zo bijzonder dat het bestaansrecht heeft en niet ten onder gaat in de “struggle for life”? Deze vragen maken onderdeel uit van de positionering, ze zijn uiteindelijk bepalend voor wat een organisatie wel doet, maar ook voor wat een organisatie niet doet. Formulering van het bestaansrecht is dus allesbehalve een vrijblijvende of theoretische bezigheid. Ook voor een interne IT-organisatie is overeenstemming over het bestaansrecht noodzakelijk.

Kerncompetenties

Kerncompetenties vormen de primaire deskundigheden en bekwaamheden van een organisatie. Zij zijn de bron van de concurrerende voordelen, die weer de basis vormen van het bestaansrecht van de organisatie. In de kern wordt het bestaansrecht van een organisatie gevormd door de balans tussen en de invulling van de volgende drie begrippen:

• Partnerschap
• Synergie
• Vakmanschap

Partnerschap is het vermogen om de ander zo goed te kennen dat je weet en doet wat die ander nodig heeft. Synergie is het vermogen om continu dezelfde hoge kwaliteit te leveren tegen continu dezelfde kosten. Processen zijn dan onontbeerlijk. Vakmanschap is specifieke kennis, vaardigheden en ervaring met betrekking tot een specifiek gebied. Om optimale toegevoegde waarde te leveren, moet de goede balans tussen partnerschap, synergie en vakmanschap worden gevonden en die balans is voor iedere onderneming anders en varieert ook nog eens in de tijd. We zullen deze balans de PSV-driehoek noemen.

De PSV-driehoek

Een voorbeeld: Een interne IT-organisatie van een administratieve organisatie, ving het gebrek aan synergie op door terug te vallen op het vakmanschap van de medewerkers. Daarnaast werd er veel afgestemd en meegedacht met de klant, zodat er maar weinig standaards waren.

De PSV-driehoek van deze ICT-organisatie zag er als volgt uit:

Hoewel de IT-organisatie schermde met schaalgrootte, vond de Raad van Bestuur IT te duur. Voor IT was dat moeilijk te begrijpen. Ze hadden toch al schaalgrootte? Waar moesten ze nu op bezuinigen?

Bestaansrecht van een interne IT-organisatie

Hoe groter de organisatie en hoe centraler de IT, hoe meer synergie (hoge kwaliteit, lage kosten) er van IT mag en zal worden verwacht. De eerder geschetste IT-organisatie heeft bestaansrecht als het voldoende schaalvoordeel creëert om niet te veel uit de pas te lopen met de outsourcingsmarkt. Daarnaast onderscheidt interne IT zich meestal door partnerschap, zodat de toegevoegde waarde van de dienstverlening groot is. Klanten kennen hun interne IT als een meedenkende, medeplichtige en innoverende partner. IT-diensten waarbij veel schaalvoordeel te behalen valt, zouden door IT zelf kunnen worden geoutsourced. Voor veel interne IT-organisaties geldt: Partnerschap bepaalt of ze winnen, synergie of ze mogen meedoen.

Gevolgen voor de kerncompetenties

Bij de beschreven IT-organisatie had dat grote gevolgen voor de kerncompetenties in de PSV-driehoek:

• Partnerschap blijft de belangrijkste component voor IT en verdient eerder meer dan minder aandacht.
• Een tweede zwaartepunt komt te liggen bij synergie, in de betekenis: hoge kwaliteit tegen lage kosten door middel van standaardisatie.
• Vakmanschap daarentegen wordt in dit geval veel minder zwaarwegend. Niet de kwaliteit van de medewerkers, maar de kwaliteit van de organisatie moet de kwaliteit van de eindproducten garanderen.

Om te voldoen aan de eisen van de Raad van Bestuur moest de PSV-driehoek ingrijpend veranderen, in de tekening van blauw naar rood:

IT moest veranderen van een organisatie die voor een groot gedeelte dreef op individueel vakmanschap, naar een bedrijf waarin standaardisatie een belangrijke rol speelt.

Sturen op bestaansrecht

Net als een normaal bedrijf en net als de voorbeeld-organisatie, moet een interne IT-organisatie zijn bestaansrecht vaststellen en op basis daarvan zijn interne organisatie en zijn omgeving sturen. Voor een interne IT-organisatie gelden daarbij vergelijkbare argumenten als hierboven en ook hier biedt de PSV-driehoek inzicht. Hoe centraler we IT organiseren (en dus hoe verder weg van de (lokale) business), hoe groter de mogelijkheden voor synergie, maar dat zal vaak ten koste (moeten) gaan van vakmanschap en/of partnerschap. Als een organisatie veel specifieke businesskennis vereist van IT (partnerschap), dan zal ze IT vaak decentraliseren, en als een organisatie vooral veel synergie zoekt, dan zal ze haar IT-organisatie juist centraliseren of zelfs grotendeels outsourcen. Als een organisatie specifieke IT-vakkennis nodig heeft (vakmanschap) om voorop te lopen (Google, TomTom), dan heeft IT een ander bestaansrecht dan als een organisatie vooral de trends wil volgen. Grote organisaties kunnen verschillende IT-organisaties inrichten, om verschillende combinaties van de PSV-driehoek in te voeren.

Het bestaansrecht wijst de weg

Hoe meer een interne IT-organisatie zich bewust is van haar bestaansrecht, hoe beter zij kan sturen op haar toegevoegde waarde en hoe beter ze zich kan weren in het (politieke) krachtenspel. Afdelingen mogen afwijken van de standaards of eigen IT (applicaties, spreadsheets, …) ontwikkelen, op voorwaarde dat dat de beoogde en overeengekomen synergie niet verstoort of bedreigt en afdelingen kunnen eigen expertise opbouwen als het benodigde kennisniveau heel specifiek wordt. Aan de andere kant: waar veel meer synergie mogelijk is en de bedrijfskennis weinig relevant is, kunnen en moeten we besluiten tot outsourcing, maar waar weinig synergie te halen valt of veel bedrijfskennis nodig is, moeten we ook vooral niet outsourcen. Triviaal? Ja, maar een geformuleerd bestaansrecht biedt IT de mogelijkheid om actief aan de IT-beleidsdiscussies van het bedrijf mee te doen, niet als slachtoffer, maar als partner. Omdat juist daar het bestaansrecht van een eigen IT ligt.